TERMINOS & CONDICIONES

La información que se recolecta y almacena de los accionistas, clientes, proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con Alter Ego 

Dependiendo de la relación que el titular tenga con la empresa, la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:

•    Datos generales tales como: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, número y tipo de identificación, edad, estado civil, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, comentarios, lugar de trabajo, cargo y nivel.
•    Datos particulares según el tipo de vinculación: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad; y todos los demás datos relacionados con la calidad de accionistas, inversionistas, empleados o proveedores, según aplique.
•    Datos sensibles: datos biométricos y registros fotográficos.

 

3.1.    Tratamiento de datos sensibles

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Alter Ego  no recolectará, incorporará ni almacenará datos sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa del titular de la información.

Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija o permita acceder a información sensible de este.

La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la incorporación de los mismos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan. Además, se precisará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y se indicarán los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información.

No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular.

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3.2.      Finalidad con la que se hace tratamiento de la información personal de los titulares

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Solo se recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la relación sostenida con el titular.

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Tratamiento de datos personales clientes    

       

Los datos personales de los clientes que sean recolectados, serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor y cliente, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, transparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos.

Finalidades:

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a)    Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con Alter Ego respecto de los servicios ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
b)    Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios de la empresa, así como sus aliados comerciales.
c)    Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole.
d)    Dar a conocer, transferir y/o trasmitir mis datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para ofrecer servicios de logística de carga. 
e)    Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicios, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del servicio, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa. 
f)    Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la compañía. 

Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades

Tratamiento de datos personales de los empleados

 

El tratamiento de los datos personales de los empleados de Alter Ego, se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

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Finalidades:

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a)    Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia;
b)    Enviar información de la empresa, incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta Alter Ego  
c)    Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros;
d)    Compartir información con proveedores con los se  desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por Alter Ego.

Los datos suministrados por los interesados en las vacantes y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad.

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Tratamiento de datos personales Proveedores 

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El tratamiento de los datos personales de los proveedores persona natural y / o titular de Alter Ego, se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento a lo contractualmente establecido, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato comercial celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

a)    Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales.
b)     Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores. 
c)    Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales.
d)     Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por los bienes y servicios recibidos. 
e)    Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. 
f)    Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas. 
g)    Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas.

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Tratamiento de datos personales de los accionistas.

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Los datos e información de las personas naturales que tengan la condición de accionistas,  se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y está sujeta a una protección especial por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

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Finalidades: 

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a)    Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista o inversionista, facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y económicos establecidos en el Código de Comercio, en el Decreto 2555 de 2010, y en las demás normas aplicables a la materia;
b)    Enviar información de Alter Ego, incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta la empresa;
c)    Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa, tales como certificados de renta, de participación accionaria, entre otros;
d)    Compartir información con proveedores con los que se desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas.